EkoTerm Spec

Инструкция по использованию

Программа для ведения справочника оборудования и составления спецификаций. Всё хранится на сервере — доступ из любого браузера, с любого компьютера.

1. Первый запуск

При первом запуске в базе уже есть три примера оборудования — их можно отредактировать или удалить. Перед началом работы заполните Реквизиты — они попадут в шапку Excel-экспорта спецификаций.

2. База оборудования

Справочник всех товаров компании. Сверху — строка поиска: ищет по всем полям, без учёта регистра, «ё» и «е» считаются одинаковыми. Начните вводить хотя бы 2 символа.

• «+ Добавить» — создать новую позицию вручную.
• «✏» в строке — отредактировать.
• «🗑» — удалить позицию из базы.
• «→ В спецификацию» — добавить в текущую спецификацию (доступно, когда открыт черновик).

3. Импорт и экспорт Excel

• «📄 Шаблон» — скачать готовый шаблон Excel с заголовками и примером. Это самый быстрый способ добавить сразу много товаров.
• «📤 Импорт из Excel» — загрузить базу из файла .xlsx. Обязательна только колонка «Наименование», остальные распознаются автоматически: Модель, Производитель, Артикул, Ед. изм., Цена, Категория, Описание, НДС включен (да/нет), Ставка НДС.
• «📥 База в Excel» — выгрузить весь справочник в файл.

Старый формат .xls не поддерживается — пересохраните файл в Excel как .xlsx.

4. Спецификация

Рабочая вкладка. Здесь вы собираете документ и можете менять его, пока не нажали «Сохранить». Пока не сохранено — это черновик, рядом с названием будет оранжевый бейдж.

• «Начать» — создать новый черновик. Придумайте уникальное имя (например, «БТП ET AQUA») и при необходимости заголовок документа.
• Товары добавляются из базы кнопкой «→ В спецификацию» с указанием количества. Если товар уже был — количество складывается.
• В таблице можно менять количество, удалять позиции, очищать всё.
• Сверху — настройки: имя спецификации, заголовок, скидка в %.
• «💾 Сохранить» — зафиксировать спецификацию и перейти в «Проекты». С этого момента она доступна всем.
• «← Отмена» — выйти без сохранения. Если это был черновик — он удалится.

5. Проекты

Сохранённые спецификации. Здесь ничего не редактируется напрямую — только через кнопку «Редактировать», которая открывает спецификацию в рабочей вкладке. После правок не забудьте нажать «Сохранить».

• «✏ Редактировать» — открыть спецификацию для правок.
• «📥 В Excel» — скачать документ с логотипом, реквизитами компании и итогами.
• «🗑» — удалить спецификацию. Действие необратимо.

Имена спецификаций уникальны — нельзя создать две спецификации с одинаковым названием.

6. НДС

В карточке товара есть галочка «НДС включён в стоимость» и поле «Ставка НДС, %».

• Галочка НЕ стоит — НДС начисляется сверху (цена указана без НДС).
• Галочка стоит — НДС выделяется из цены (цена уже с НДС).
• Ставка 0% — товар без НДС, в колонке будет «Без НДС».

Ставка у каждого товара своя: 22% (по умолчанию), 20%, 10%, 5%, 0% — впишите нужное число. В колонке «НДС» таблицы показывается ставка этого товара.

7. Реквизиты компании и логотип

Откройте Реквизиты, заполните поля и загрузите логотип (PNG, JPG, GIF — до 5 МБ). Логотип сразу появится в шапке сайта, а при экспорте спецификации в Excel — в левом верхнем углу документа.

8. Скидка

Скидка задаётся в процентах на весь проект. Итоги пересчитываются: сумма без НДС → скидка → в т.ч. НДС → ИТОГО. Скидка уменьшает и НДС пропорционально.

9. Резервное копирование

Все данные хранятся в файле database.db в папке проекта. Для резервной копии достаточно скопировать этот файл. Логотип — в static/uploads/. Рекомендую делать копию перед крупными изменениями и раз в неделю.

10. Многопользовательская работа

Программа рассчитана на работу нескольких пользователей одновременно. Каждый видит общую базу товаров и общий список проектов. Если два человека откроют одну спецификацию одновременно — изменения сохранит тот, кто нажал «Сохранить» последним. Старайтесь не редактировать один документ вдвоём.

11. Полезные подсказки

• Поиск в базе фильтрует в реальном времени — не нужно нажимать Enter.
• Перед экспортом в Excel проверьте, что заполнены реквизиты компании и загружен логотип — так документ выглядит профессионально.
• Имя спецификации потом можно изменить в настройках, если не занято другим проектом.
• Если случайно закрыли черновик — ничего страшного, он не сохранялся. Если удалили проект — восстановить нельзя (только из резервной копии базы).